전체 내용을 '한 판 단위'로 구성해서 장표를 만들었다면 이제 문서에 기본으로 구성되는 장표를 만들어야 한다.
앞서 문서의 전체 장표를 만들었다고 생각하실 수 있는데 앞서 한 작업은 그저 이야기의 '서론-본론-결론' 내용으로 '내지' 장표만 만든 것이다.
'기본 장표'는 시중 판매하는 서적들을 봐도 쉽게 알 수 있는데 문서는 보통 '첫장-목차-간지-내지-끝장'의 장표로 구성된다.
상황에 따라 넣을 내용을 간소화하거나 장표 자체를 생략하기도 하는데 '기본 장표'가 있어야 문서가 완전한 모습을 갖추며 구색이 맞춰진다.
또한 각각의 장표는 목적과 역할에 따라 넣을 내용 자체가 다르기 때문에 장표 별로 시각적 표현에 차이가 있을 수밖에 없는데 그 모습이 마치 한 세트처럼 보이도록 시각적 표현에 '톤앤매너'를 맞추는 것이 좋다.
① 첫장
'첫장'은 보통 문서의 목적을 알 수 있는 문서 제목, 문서 종류, 작성(제출) 일자, 필자 정보, 대상 정보 등의 내용으로 구성한다.
하지만 중대한 발표 자료와 시중의 판매 서적처럼 특정 대상의 선택을 받아야 하는 경쟁 상황에서의 문서라면 하얀 배경과 검은 내용만으로는 대상의 마음을 여는 것은 고사하고 주목을 끄는 것조차 어렵다.
이처럼 '첫장'은 마치 사람간 대면 시의 '첫인사' 및 '첫인상'과 같기 때문에 '문서의 얼굴'이라고 할 만큼 문서에서 매우 중요한 부분을 차지하는데 그렇다면 어떤 인사로 어떤 인상을 주는 것이 좋을까?
문서를 '어떤 내용으로 어떻게 시작할지' 정해진 방도는 없지만 첫 만남이 식상하거나 진부하지 않도록 우선 기본 구성을 탈피하는 것이 좋다.
또한 경쟁 문서 대비 상대적으로 차별화된 시각적 표현을 적용한다면 시작부터 관심 속에서 주목받을 수 있고 마음도 얻기 수월해질 것이다.
'첫장'의 시각적 표현에서 가장 중요한 것은 '첫장'이 '문서의 얼굴'인 만큼 '첫장'에 '문서의 정체성'을 함축적으로 담아야 한다는 것이다.
다양한 시각적 표현이 있겠지만 어떤 시각적 표현을 적용하든지 간에 문서의 목적, 주제 및 방향, 컨셉 및 전략, 성격 및 특성 등 전체 내용을 관통하는 시각적 표현이어야 보다 완성도가 높다고 할 수 있다.
만약 '내지'를 보기 전에 '첫장'만 보고도 단번에 내용의 핵심을 알 수 있고 빨리 보고 싶게 만든다면 그 '첫장'은 '좋은 얼굴'이라고 할 수 있다.
② 목차
'목차'는 '이야기의 구성'을 한눈에 보여주는 장표로 이야기에 있는 '연결 관계와 진행 단계'를 파악할 수 있게 해 준다.
'목차'에 대단원명만 넣을지, 소단원명도 넣을지, 장표 번호까지 넣을지는 상황에 따라 선택하면 된다.
인쇄본이거나 장표가 많을 경우에는 소단원명과 장표 번호까지 넣어 주어 찾는 내용의 존재 유무와 장표 위치를 바로 알 수 있게 해주는 것이 좋으며 발표본이거나 장표가 적을 경우에는 대단원명만 넣어 내용을 간소화하거나 장표 자체를 생략하기도 한다.
③ 간지
'간지'는 '이야기의 구성'에 따라 이야기의 단원별로 제일 앞에 넣는 장표로 이야기에 있는 '연결 관계와 진행 단계'를 시각적으로 분명하게 해 주어 내용 전달 상황을 실시간으로 인식할 수 있게 해 준다.
'간지' 역시 대단원명만 넣을지, 소단원명도 넣을지, 장표 번호까지 넣을지는 상황에 따라 선택하면 된다.
인쇄본이거나 장표가 많을 경우에는 소단원명과 장표 번호까지 넣어 주어 찾는 내용의 존재 유무와 장표 위치를 바로 알 수 있게 해주는 것이 좋으며, 발표본이거나 장표가 적을 경우에는 대단원명만 넣어 내용을 간소화하거나 장표 자체를 생략하기도 한다.
'간지'는 이야기가 새로운 국면에 접어든 것을 나타낸다. 하여 '간지'가 나올 때 '새로운 이야기의 시작'을 바로 알 수 있고 분위기도 환기시킬 수 있도록 '내지'와는 시각적 표현에 분명한 차이를 주어 인식시켜 주는 것이 좋다.
또한 '간지'가 나올 때마다 '다음 이야기의 시작'을 반사적으로 인지할 수 있도록 '간지'간 시각적 표현에 '톤앤매너'를 맞추는 것이 좋다.
더불어 '간지'간 '톤앤매너'를 맞추되 해당 단원 이야기의 내용이 부각될 수 있도록 '간지'별로 시각적 표현에 일부 변형 및 강조를 주는 것도 좋다.
④ 끝장
'끝장'도 '첫장'처럼 마치 사람간 대면 시의 '끝인사'와 같으며 '끝맺음'에 따라 결과가 달라질 수 있을 만큼 문서에서 매우 중요한 부분을 차지한다.
'끝장'에는 보통 '문서의 끝'을 나타내는 'EOD(End of Document)'나 끝까지 함께 해주심에 감사를 표하는 'Thank You'를 넣는다.
경우에 따라 발표 후에 있을 'Q&A' 장표로 대체하기도 하며 '양사간 파트너십'을 강조하는 내용으로 문서를 마치기도 한다.
또는 앞의 내용들을 다시 한번 상기 및 각인시켜 주기 위해 주요 내용들을 요약정리해서 보여주거나 필자의 각오나 다짐으로 진심을 전하기도 하며 위인의 명언이나 인생의 격언 또는 영화나 드라마의 명장면과 명대사를 넣어 깊은 인상과 여운을 남기기도 한다.
